Een vergadering opnemen en samenvatten

Deze gids laat zien hoe je een vergadering opneemt en een door AI gegenereerd verslag krijgt. Zie Vergaderingen en transcriptie voor hoe het werkt.

Voordat je begint

• Wacht op het spraakmodel en herstart daarna de server. Een normale boot force-installeert het geselecteerde ASR-model (Parakeet TDT 0.6B v3, de meertalige standaard, ongeveer 600 MB) op de achtergrond. De server bepaalt het model één keer bij de boot, dus de eerste run heeft nog geen opnamebewerkingen tot je opnieuw start. Zonder model op schijf mislukt de opname met Could not start recording on the host: …. Wil je een andere build kiezen, ga dan naar Instellingen → Server → Spraak- en vergadermodellen — dat vereist ook een herstart.
• Geef toestemming voor de microfoon wanneer je besturingssysteem daar bij de eerste opname om vraagt.
• Op macOS 14.4+ wordt systeemaudio vastgelegd met Core Audio-proces-taps — geen driver om te installeren, maar het besturingssysteem vraagt een tweede keer om toestemming voor het vastleggen van audio. Dat is niet Schermopname en het laat nooit het indicatorlampje voor schermopname branden. Weiger je het, dan mislukt de start met System-audio capture permission denied. Onder macOS 14.4 is er geen systeemaudiovastlegging.
• Op Linux moeten parecord (pulseaudio-utils) of pw-record (pipewire) op het PATH staan — de opname start een van beide tegen een PipeWire-/PulseAudio-monitorbron. Zonder een van beide mislukt de start met No system-audio capture tool found.

Waar je vergaderaudio naartoe gaat

Het vastleggen, transcriberen, echo-onderdrukken en sprekersscheiden gebeurt allemaal op het apparaat zelf, zonder cloudaanroep — maar “apparaat” betekent de cc_server-host, en dat is een andere machine wanneer je de server op afstand draait. En het uiteindelijke verslag is een gewone agentrun: de pipeline meeting_summary stuurt het volledige transcript en je ruwe notities naar welke modelaanbieder die agent ook gebruikt. Wijs die agent naar een lokale aanbieder als het transcript de machine niet mag verlaten.

Het opnamescherm vermeldt dit terwijl je opneemt, zodat de beslissing voor je ligt voordat er een transcript te versturen valt.

Een opname starten

1. Open Vergaderingen in de zijbalk.
2. Klik op Vergadering opnemen. De live-opname-HUD opent op /meetings/record.

De opname start onmiddellijk en legt je microfoon vast plus de systeemuitvoeraudio — de andere deelnemers. Er is geen modusvraag en geen audiobronkiezer: de modus voor een fysieke vergadering met één microfoon bestaat in de API, maar heeft vandaag geen UI.

In de browser werkt dezelfde flow, met één verschil: de “systeemaudio” is een schermdeling die een audiotrack moet bevatten. Deel een browsertabblad (of je hele scherm) en schakel “Share tab audio” / “Share system audio” in de kiezer in. Safari en Firefox en schermdeling op volledig scherm in macOS kunnen er vaak geen leveren.

De HUD toont een niveaumeter, de verstreken tijd en een live transcript dat zich aan één kant opbouwt.

Tijdens de vergadering

• Maak ruwe notities in het notitiepaneel. Ze worden opgeslagen terwijl je typt en later aan de samenvattingsagent gegeven, dus noteer alles wat het transcript zou kunnen missen.
• Kies het notitiesjabloon in de rij Actief sjabloon. Het bepaalt de vorm van de samenvatting van deze vergadering en wordt samen met de opname vastgelegd, dus een latere herrun reproduceert het sjabloon dat je hier hebt gekozen.
• Pauzeer en hervat met de pauzebediening. Tijdens een pauze stopt de transcriptie en bevriest de timer.
• Het transcript komt binnen met sprekerlabels: jouw woorden als Jij, iedereen in het gesprek als Anderen — tot de sprekersscheiding Anderen opsplitst in Person 1, Person 2, … die je kunt hernoemen.

Een zeer stille spreker wordt mogelijk niet getranscribeerd

De transcriptie slaat elk audiovenster over dat nooit boven een stiltedrempel uitkwam, zonder het überhaupt te decoderen. Dat voorkomt dat een stil kanaal CPU verbrandt aan gehallucineerde non-speech-tokens, maar het betekent ook dat een zwakke of verre spreker geen transcript kan opleveren. Controleer de niveaumeter vroeg in plaats van aan het einde.

Stoppen en samenvatten

1. Klik op Stoppen en samenvatten.
2. Control Center brengt je rechtstreeks naar de detailweergave van de vergadering, gemarkeerd als Verwerken: de sprekersscheiding splitst het externe kanaal op in afzonderlijke sprekers en de pipeline meeting_summary genereert het verslag.
3. De vergadering springt op Klaar zodra die pipeline klaar is. Je hoeft er niet op te wachten — de detailweergave werkt zichzelf bij.

Het verslag bekijken

De vergaderdetails (/meetings/:meetingId) hebben vier tabbladen:

Tabblad	Wat er staat
Notities	De AI-samenvatting en verrijkte notities, opgebouwd uit je ruwe notities + het transcript
Transcript	Het volledige transcript met sprekerlabels en tijdstempels
Actiepunten	Geëxtraheerde to-do’s, elk met een optionele eigenaar
Beslissingen	Beslissingen die tijdens het gesprek zijn vastgelegd

Vanaf hier kun je:

• Sprekers hernoemen: verander Person 1 in een echte naam; dat geldt voor het hele transcript.
• Actiepunten afvinken terwijl je ze afrondt.
• Ticket aanmaken vanuit een actiepunt: hiermee maak je een nieuw, niet-toegewezen ticket aan met het actiepunt als titel, en dat wordt teruggekoppeld aan de rij. Wijs het toe aan een agent vanuit het ticket zelf (zie Werk delegeren aan agenten).
• Samenvatting opnieuw maken voor een nieuwe ronde (bijvoorbeeld na het hernoemen van sprekers). Hierbij wordt het sjabloon hergebruikt dat is vastgelegd toen de vergadering werd opgenomen. Kies het actieve sjabloon bij Instellingen → Werkruimte → Vergaderingen.

Notities, de titel, actiepunten en beslissingen bewerken werkt overal. Samenvatting opnieuw maken en het annuleren van een vergadering die wordt verwerkt zijn alleen op de desktop beschikbaar — in de browser doen beide knoppen niets.

Rechtstreeks opnemen vanuit een agenda-afspraak

Als je een agenda hebt verbonden, kun je de handmatige start overslaan. Dit is alleen op de desktop beschikbaar; de webclient weigert het.

1. Open de afspraak vanuit Agenda.
2. Klik op Opnemen en koppelen.

De opname wordt gevuld met de titel van de afspraak en eraan teruggekoppeld, zodat de notities en de agenda-afspraak met elkaar verbonden blijven.

Een vergadering verwijderen verwijdert de audio niet

Het verwijderen van een vergadering haalt de rijen weg, maar de opgenomen WAV-bestanden onder <dataDir>/meetings/<meetingId>/ blijven op schijf staan — er is geen retentiebeleid, groottelimiet of opruimsweep. Verwijder die map zelf als de audio belangrijk is.

Gerelateerde gidsen

• Een Google Calendar verbinden
• Werk delegeren aan agenten

Gerelateerde concepten

• Vergaderingen en transcriptie